商社マンの煩悩

総合商社マンが日々の業務・日常・就職活動について書き綴るブログ

業務効率化と社会人の勉強について


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最近、部の先輩が駐在することが決定し、

担当業務が大幅に増えた。

 

短い時間で大量のタスクを滞りなく回すことが求められている。

しかし、回すことだけに固執してしまうと理解が不十分なまま進めてしまい、

逆に遠回りになってしまうこともある。

 

今日はどうすれば若手の身分で早く正確にタスクを回すことができるのか、自分の考えをまとめてみた。

 

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タスクを自分のところで抱え込まないこと

 

これは基本中の基本。

タスクを自分のところで止めないように意識すること。

 

仕事を振られた瞬間、まずはその仕事の完成系をイメージし、

仕事の進め方を考える。

仕事を進めていく上で問題となりそうな点や不明点をすぐに相手に聞く。

また、スケジュール感と進め方をコンサバに見積もって相手に説明する。

 

基本中の基本であるが、即レスをし続けることは非常に難しい。

おそらく一定の経験値や頭の良さが求められる。

 

空き時間に資料を読み込んでおく

 

デスクに座っていると、特に若手の場合は上司等から新しい仕事を振られたり、電話対応をしなければいけないことが多くなり、集中して資料を読み込む時間がなくなり、仕事を前に進めなくなってしまうことがないだろうか。

 

私の上司はかなり気軽に私に「お前これどう思う?」的なことを聞いてくるので、デスクでじっくりと時間が取れることはほぼない。

 

そこで私は退社後や通勤電車の空き時間で資料等は読み込んで頭に入れてしまう癖をつけている。

 

これだけで圧倒的にタスクを円滑に回すことができるようになった。

 

先輩総合職に仕事を振る

 

振られた仕事は全て自分で対応してやる。と意気込んでいた時期もあったが、それでは全ての仕事を円滑に回せず周囲に迷惑をかけてしまうことがある。

また、膨大なタスクを抱え込んで精神的にもよくない。

 

そこで、これ以上は自分のキャパでは厳しいと感じた際は勇気を出して周囲に仕事を振ることを意識している。若手で周囲に仕事を振ることは難しいかもしれないが、論理的に期日までに対応できないことを説明すれば納得してもらえることが多い。

逆に言えば、論理的に説明できない場合は頑張れば自分で処理できるのだ。

 

なるべく頭を使わず仕事が回るように仕組化をする

 

仕事の中で多くの時間を取られてしまう部分は間違いなく頭を使って行う仕事である。

そこで、なるべく頭を使う部分を減らすことができるように、単純作業に落とし込めるように工夫して仕事に取り組むべき。

 

私は入浴中に「(あの仕事でいつも時間取られてしまってるな、、、なんとか仕組化できないものか、、、)」とのんびり考え、試行錯誤している。

 

口で言うのは簡単であるが、実際に仕組化することは難しい。

先輩に知恵を貸してもらうのも一つの手だろう。

 

私は、ある程度自分の中で公式的なものを導き出した後は一般職の方にその公式を説明し、取り組んでもらうようにしている。

 

これにより、相当仕事を効率化できている。

 

まとめ

 

この他にも業務を効率化できる方法論があれば未熟な私に教えていただきたい。

 

ヒデヨシさんの下記記事にあるように、

私も本などで勉強することで一般的なフレームワークをインプットして仕事を効率化・仕事の質をあげようとしたこともあった。

 

しかし、実態はそれほどうまくいかず、

ただの自己満足のインプットに終わってしまった。

 

oreno-yuigon.hatenablog.com

 

頭の良い方々は本からうまく吸収して業務に活かすことができるのかもしれないが、私には少なくとも難しかった。(勿論、一般的なフレームワークが業務と直結する仕事もあるだろうが。)

 

本で学んだフレームワークを業務に応用できるようになるようなブレイクスルーが私にもあるだろうか。(おそらく無理。)